ALLT DU BEHÖVER VETA OM GDPR
– OCH HUR DU KAN FÅ ÄNNU BÄTTRE SERVICE AV OSS –
Gissar att du hört talas om GDPR? Vi vet att det kan kännas klurigt och inte helt lätt att överblicka vad allt betyder. Vi på ESS Group har därför valt att sammanfatta vad lagen innebär för att du som gäst på ett enkelt sätt ska förstå hur vi tar hand om dina personuppgifter. Kanske inte det roligaste du läst? …men viktigt och intressant för dig som vill veta mer. Sen vill vi också tipsa dig om att ansöka till Friends of ESS – vår medlemsklubb för dig som gillar hotellupplevelser lika mycket som vi gör. Ansök enkelt och snabbt genom att klicka här.
Observera att nedan text inte är våra legala policys utan en förenklad sammanfattad beskrivning. Vill du läsa våra legala villkor, som några smarta advokater har tagit fram, så hittar du de på länkarna här:
PERSONUPPGIFTSPOLICY
ANVÄNDARVILLKOR
MEDLEMSVILLKOR
1. Allmänt om GDPR
Från den 25 maj 2018 gäller den nya Dataskyddsförordning (GDPR). GDPR ersätter den befintliga Personuppgiftslagen (PUL) och gäller för alla EU-länder.
2. Beskrivning av GDPR
GDPR har tagits fram för att skydda dig som kund och dina rättigheter avseende hantering och spridning av dina personuppgifter. Tanken är att du som vår gäst skall känna dig trygg med att dina registrerade uppgifter inte används på ett otillbörligt sätt. Nuvarande svenska PUL är egentligen grunden till GDPR och merparten av PUL återfinns i GDPR.
3. Vad är en personuppgift?
En personuppgift är sådan data som på något sätt identifiera dig som person. Dvs namn, adress, telefon, mail etc. Icke-personlig information om bokningar, försäljning och aktiviteter inkluderas inte då detta räknas som affärshemligheter och i många fall omfattas av bokföringsregler och redovisningsplikt.
4. Vem är Personuppgiftsansvarig?
ESS Group har övergripande personuppgiftsansvar som tillsammans med personuppgiftsansvariga på respektive hotell (The Steam Hotel, Hotel Pigalle, Hotel Bellora, Strandbaden, MJ´S, Ystad Saltsjöbad, Villa Strandvägen och Blue Hotel) ansvarar och bestämmer ändamålen för hantering, inhämtning och användning av de personuppgifter som du lämnar till oss.
5. Hur lagrar vi dina Personuppgifter?
Våra bokningssystem hanterar förhållandevis stora mängder persondata. Om du inte väljer att samtycka till medlemskap i vår stamgästklubb Friends of Ess, eller inte bokat på nytt med oss inom 12 månader, kommer dina personuppgifter att gallras bort från våra system.
Det är viktigt att skilja på vanliga och känsliga personuppgifter. Känsliga uppgifter är t.ex. etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening samt personuppgifter som rör hälsa eller sexuella preferenser. ESS Group kommer aldrig att ta in och samla data om känsliga uppgifter, dock så finns det fria fält i bokningsmotor och gästenkäter som ändå kan komma in i vår databas. Dessa uppgifter kommer endast oss tillhanda om du som gäst väljer att fylla i dessa uppgifter i våra enkäter, i annat fall är det inget som ESS Group aktivt lagrar.
Så fungerar det:
ESS Group uppmanar alla innehavare och användare av våra bokningssystem i tjänsten att inte föra in anteckningar av känslig karaktär i våra system. Du som gäst har alltid rätt att få ut en kopia på alla uppgifter som finns lagrade om dig, även sådant som lagras i fritextfält i kundregistret.
6. Nyheter, upgrades och deals före alla andra via e-post och SMS
Önskar du efter ditt besök fortsatt vara vår vän och ta del av erbjudanden och nyheter via epost eller SMS så blir du lätt medlem i Friends of ESS genom att sms:a ESS till nummer 71550. Här bjuder vi på upgrades, bra deals och en förhoppning om ännu bättre service.
Läs mer på https://www.essgroup.se/friends-of-ess/ Önskar du inte att vi tar kontakt med dig efter ditt besök behöver du inte göra någonting.
Så fungerar det:
ESS Group behöver inte inhämta samtycke från dig som gäst om du bokar logi eller restaurangbesök då ett kundavtal ingås när en bokning sker. Om du fortfarande vill ha deals och erbjudanden före alla andra så hoppas vi att du vill bli medlem i Friends of ESS.
7. Vad sker vid en Personuppgiftsincident?
Om ESS Group får ett dataintrång eller om en oavsiktlig förlust av personuppgifter inträffar kommer den personuppgiftsansvarige dokumentera incidenten och anmäla den till Datainspektionen och drabbade kunder inom 72 timmar.
Så fungerar det:
Vid eventuellt dataintrång i någon del av ESS Group system upprättar vi anmälan för alla våra kunder inom 72 timmar.
8. Vad är ett Registerutdrag?
Om du har bokat en vistelse, ett restaurangbesök eller är medlem i Friends of ESS har du rätt att få se de uppgifter som finns sparade om dig i våra bokningssystem.
Så fungerar det:
Du har som har ingått i ett kundavtal med ESS Group har rätt att få information om vilka personuppgifter som lagrats om dig. Detta avser sådana uppgifter som kan användas för att identifiera dig som person. Icke-personlig information om bokningar, försäljning och aktiviteter inkluderas inte då detta räknas som affärshemligheter.
9. Kan ni radera mig ur era system?
Du har som har ingått i ett kundavtal med ESS Group har rätt att få alla dina personuppgifter som finns lagrade om dig raderade. Tråkigt tycker vi eftersom vi gärna vill erbjuda dig som vår vän, bra erbjudanden och bättre service.
Så fungerar det:
Du som har ingått ett kundavtal med ESS Group har rätt att från och med den 25 maj 2018 få alla uppgifter som kan användas för att identifiera dig personligen borttagna. Detta avser sådana uppgifter som kan användas för att identifiera dig som person. Icke-personlig information om bokningar, försäljning och aktiviteter inkluderas inte då detta räknas som affärshemligheter och i många fall omfattas av bokföringsregler och redovisningsplikt.
10. Hur fungerar GDPR i praktiken?
ESS Group har redan infört eller kommer att införa nödvändiga funktioner för att administratörer i våra bokningssystem senast den 25 maj 2018 ska kunna hantera alla GDPR-förfrågningar och begäranden ifrån dig (eller instruera användaren i hur denne själva kan använda funktionerna).
• Information – ESS Group och respektive hotells användaravtal innehåller all information om hur GDPR tillämpas och vilken information som lagras, hur länge den lagras och hur misstänkta incidenter och missbruk skall anmälas.
• Registerutdrag – Alla som har ingått i ett kundavtal med ESS Group kan närsomhelst begära ut de uppgifter som finns lagrade. Personuppgifter i fält, fritext, och som kan identifiera dig som gäst lämnas ut. Begäran görs till gdprofficer@essgroup.se
• Informationsunderhåll – För att ändra dina personuppgifter som finns lagrade om dig vänder du dig till gdprofficer@essgroup.se för hjälp.
• Erbjudanden och e-post – Du som valt att bli medlem i Friends of ESS kommer att få våra erbjudande först av alla via epost eller SMS. Vill du läsa mer om Friends of ESS klicka här: https://www.essgroup.se/friends-of-ess/
ESS Group har även rätt att inom ett (1) år efter att du som kund besökt något av våra hotell, restauranger, spa eller annat marknadsföra oss mot dig i rimlig utsträckning utan ett samtycke, detta med den rättsliga grunden intresseavvägning.
• Om du har ingått i ett kundavtal med ESS Group kan välja att bli borttagen från valda system eller som helhet. Du skall som i första hand vända dig till gdprofficer@essgroup.se för att bli borttagen.
Ja, det var nog allt!
Nu när detta är överstökat välkomnar vi dig att bli en ”Member of great service” på Friends of ESS.
Hoppas vi ses snart, vännerna på ESS.